Haben Sie nicht auch schon mal eine Email verschickt und wollten sie unweigerlich sofort zurücknehmen?
Emails können wir in Lichtgeschwindigkeit und am Fließband produzieren. Da ist es einfach, etwas zu schreiben, das leicht misszuverstehen ist oder sogar jemanden verletzen kann. Emails zu schreiben fühlt sich fast an wie ein Gespräch. Allerdings fehlen uns Mimik, Gestik und akustische Signale als emotionale und soziale Hinweise auf das, was uns in einer echten Interaktion von Angesicht zu Angesicht oder auch schon am Telefon unterschwellig berührt und den anderen besser verstehen lässt.
Besonders bei sensiblen oder herausfordernden Themen und wenn wir die Mail an mehr als eine Person versenden, können leicht Probleme entstehen. Außerdem verstopfen wir Posteingänge, wenn wir zu viele Mails an zu viele Personen versenden. Einige Unternehmen beginnen damit, bewusstes Emailen zu unterstützen und bitten ihre Mitarbeiter, insbesondere bei wichtigen Emails, Schritte wie die folgenden zu berücksichtigen.
1. Entwerfen Sie eine Email. (Versuchen Sie, die Zeilenschaltung häufiger zu benutzen. Kurze Absätze sind am Bildschirm leichter zu lesen.)
2. Stoppen Sie und nehmen Sie einen tiefen Atemzug. Halten Sie Ihre Hände vor sich und wackeln Sie mit Ihren Fingern, um ihnen eine kleine Pause zu gönnen. Verschränken Sie die Hände und legen Sie sie an den Hinterkopf. Lehnen Sie sich zurück und lassen Sie Ihren Hals ausruhen. Nun sind Sie bereit für den nächsten Schritt.
3. Denken Sie an die Person oder die Personen, die diese Nachricht erhalten werden. Wie werden sie reagieren? Welche Reaktion wünschen Sie sich von ihnen? Werden sie verstehen, was Sie ihnen sagen wollen? Sollten Sie es vielleicht etwas vereinfachen? Könnten sie Sie missverstehen und ärgerlich oder verletzt werden? Oder wirken Sie eventuell positiver als beabsichtigt, wenn Sie versuchen, Nein zu sagen, oder ehrliches Feedback bieten?
Wenn Sie sich in einer Machtposition befinden (zum Beispiel, wenn Sie jemandem schreiben, der für Sie arbeitet oder an Sie berichtet), achten Sie darauf, wie dies die Nachricht beeinflusst. Ein Vorschlag von einem Vorgesetzten in einer Email kann leicht als Anweisung verstanden werden.
4. Schauen Sie sich die Email noch einmal an und verändern Sie sie etwas.
Einige Richtlinien:
- Manche Nachrichten sind zu komplex oder zu heikel, um sie per Email zu überbringen. Vielleicht sollten Sie die Nachricht persönlich überbringen, so dass Sie auf Gestik und Mimik reagieren können.
- Weniger Worte sorgen üblicherweise für mehr Klarheit und eine größere Wirkung. Ihre Nachricht kann sonst leicht untergehen im Trubel.
- Bei emotionalen Inhalten achten Sie sehr sorgfältig auf den Tonfall, den Ihre Formulierungen kreieren können. Eine Ansammlung von kurzen Sätzen beispielweise kann klingen, als seien Sie schroff und verärgert.
5. Schicken Sie Ihre Email nicht sofort ab. Halten Sie den Entwurf noch zurück, schreiben Sie zunächst andere Nachrichten oder tun Sie etwas anderes. Kommen Sie erst dann zu Ihrem Entwurf zurück.
6. Werfen Sie einen letzten prüfenden Blick auf die Email, drücken Sie auf Senden und wünschen Sie sich selbst Glück..